Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die flächendeckende E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich – ein Schritt, der nicht nur die Digitalisierung der Wirtschaft vorantreibt, sondern auch spürbare Sicherheitsvorteile für Unternehmen bringt. Die Zeiten manipulierbarer PDF-Rechnungen in E-Mails gehen zu Ende. Modern strukturierte Formate bringen Standardisierung, Effizienz – und ein wichtiges Upgrade im Kampf gegen Cybercrime.
Was beinhaltet die neue E-Rechnungspflicht ab 2025?
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht durch das „Wachstumschancengesetz“ verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmen im inländischen B2B-Umsatz dazu, strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. im Format XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) zu empfangen und ab 2027 auch ausschließlich zu versenden. Ziel ist es, die Steuererhebung effizienter zu gestalten und die Basis für ein bald verpflichtendes bundesweites E-Invoicing-/E-Reporting-Verfahren zu schaffen.
Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien handelt es sich bei diesen E-Rechnungen um strukturierte Datensätze, die maschinell lesbar und automatisch verarbeitbar sind. Das bringt nicht nur Prozessvorteile – auch in puncto Sicherheit eröffnen sich neue Perspektiven.
Sicherheitsrisiken klassischer Rechnungsprozesse
Der Versand von Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail ist nach wie vor verbreitet – und problematisch. Cyberkriminelle nutzen E-Mail-Kommunikation gezielt für Phishing-Angriffe und für das sogenannte „Invoice Manipulation Fraud“. Dabei werden manipulierte Rechnungen in glaubwürdigen Kontexten eingebettet und zielen auf interne Zahlungsprozesse ab. Laut dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) waren 2023 rund 38 % der in Deutschland gemeldeten schweren Sicherheitsvorfälle im E-Mail-Verkehr verankert (Quelle: BSI Lagebericht 2023).
Das Risiko steigt: Eine Studie von Sophos aus dem Jahr 2024 zeigt, dass Unternehmen im deutschsprachigen Raum durchschnittlich 21 % ihres Umsatzes durch erfolgreiche Business-E-Mail-Kompromittierungen (BEC) verlieren (Quelle: Sophos State of Ransomware 2024).
Hinzu kommt: PDF-Dateien können relativ leicht manipuliert oder mit Schadcode versehen werden. Sie enthalten keine prüfbaren strukturellen Metadaten, was die automatische Verifikation erschwert. Echte E-Rechnungen in strukturierten Formaten können dieses Risiko signifikant reduzieren.
Warum strukturierte E-Rechnungen sicherer sind
Strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD bieten mehrere Sicherheitsvorteile gegenüber traditionellen PDF-Rechnungen. Zentral ist ihre maschinenlesbare XML-Struktur, die automatisierte Prüfprozesse ermöglicht – etwa die Validierung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, der Beträge oder der Formatkonformität. Ebenso trägt die definierte Übermittlung über sichere Kanäle dazu bei, dass Angriffe auf dem Transportweg deutlich erschwert werden.
Sicherheitsvorteile im Überblick:
- Manipulationsschutz: XML-basierte Struktur mit Validierungslogik verringert das Risiko gefälschter Inhalte.
- Transparenz & Nachvollziehbarkeit: Durchgängig prüfbare Metadaten und strukturierte Inhalte.
- Sichere Übermittlung: Standards wie die PEPPOL-Infrastruktur ermöglichen Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung.
Darüber hinaus kann bei richtiger Implementierung auch die automatisierte Archivierung mit Prüfpfad lückenlos dokumentiert werden – ein zusätzlicher Mehrwert aus Datenschutz- und Compliance-Sicht.
DATEV E-Rechnungsplattform als Schutzschild
Ein konkretes Beispiel für die Umsetzung dieser Prinzipien ist die DATEV E-Rechnungsplattform. Die Nürnberger Genossenschaft DATEV bietet damit eine zentrale Lösung für Erstellen, Empfangen, Validieren und Archivieren strukturierter E-Rechnungen. Sie ist anschlussfähig an PEPPOL und orientiert sich an den Vorgaben des European Norm (EN16931).
Der entscheidende Vorteil: DATEV stellt mit der Plattform eine sichere Cloud-Infrastruktur bereit, auf der alle Daten Ende-zu-Ende-verschlüsselt übertragen und verarbeitet werden. Zusätzlich erfolgt eine automatisierte Prüfmechanik nach Syntax und Geschäftsregeln. Potenziell gefährliche oder unklare Rechnungen werden vor der Weiterverarbeitung gefiltert.
Die Kommunikation mit Kunden, Behörden und Partnern geschieht innerhalb eines geschlossenen, revisionssicheren Ökosystems. So wird die Angriffsfläche für Cyberkriminelle drastisch reduziert.
Integration in die IT-Sicherheitsstrategie
Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als ein buchhalterisches Thema. Sie sollte Teil jeder IT-Sicherheitsstrategie moderner Unternehmen sein. Der Verzicht auf gefährliche Dateiformate im E-Mail-Betrieb, das Entfernen von Schwachstellen in den Zahlungsprozessen und die klarere Rollen- und Rechtevergabe innerhalb digitaler Arbeitsprozesse reduzieren das Risiko von Angriffen signifikant.
Besonders im Zusammenhang mit ISO 27001-Zertifizierungen oder branchenspezifischen Datenschutzvorgaben (z. B. im Gesundheits- oder Finanzwesen) schaffen E-Rechnungen eine nachhaltige Grundlage für Compliance-Nachweise. Gleichzeitig fördern sie die Zentralisierung und Professionalisierung im digitalen Rechnungswesen.
Drei praktische Sicherheitsempfehlungen zur Umsetzung
- Zentrale Plattform wählen: Setzen Sie auf eine geprüfte E-Invoicing-Plattform mit validierter Infrastruktur, z. B. die DATEV E-Rechnungsplattform oder PEPPOL-basierte Dienste.
- Zero-Trust-Prinzipien anwenden: Isolieren Sie E-Mail-Verkehr vom Kernrechnungsprozess und gewähren Sie Zugriffsrechte auf „Need-to-know“-Basis.
- Schulungsmaßnahmen für Mitarbeiter: Sensibilisieren Sie Fach- und Buchhaltungsabteilungen für Social Engineering und Fake-Invoice-Angriffe.
Wie Unternehmen jetzt sinnvoll vorgehen sollten
Auch wenn die Pflicht zur ausschließlichen Ausstellung von E-Rechnungen erst 2027 in Kraft tritt, sind bereits ab 2025 sämtliche Unternehmen verpflichtet, strukturierte Rechnungen empfangen zu können. Der Handlungsdruck steigt also – nicht zuletzt, weil entsprechende Implementierungen Zeit, Budget und strategische Planung benötigen.
Experten empfehlen, bereits jetzt mit einer Risikoanalyse und der Evaluation geeigneter Plattformen zu beginnen. Unternehmen, die ihre Prozesse frühzeitig digitalisieren, gewinnen neben dem Sicherheitsaspekt auch an Automatisierung und Effizienz.
Fazit: Sicherheit durch Standardisierung
Die E-Rechnung ist weit mehr als ein regulatorischer Schritt – sie ist ein sicherheitstechnisches Upgrade auf breiter Front. Durch den Einsatz strukturierter Daten, definierter Übermittlungswege und sicherer Plattformen wird die Angriffsfläche für Cyberkriminelle drastisch reduziert. Unternehmen, die jetzt handeln, schützen sich nicht nur vor finanziellen Schäden, sondern stärken ihre digitale Resilienz nachhaltig.
Welche Erfahrungen haben Sie oder Ihr Unternehmen bereits mit der Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen gemacht? Teilen Sie Ihre Einblicke, Erfolge oder Herausforderungen mit unserer Community – wir freuen uns auf Ihren Kommentar!
