Meetings gehören zum Arbeitsalltag – aber wer protokolliert? Mit der Integration von Gemini in Google Meet will Google dieses Problem lösen: Die KI dokumentiert Gespräche automatisch und strukturiert. Doch wie gut funktioniert das wirklich in der Praxis? Wir haben den Selbsttest gemacht, analysieren die Technik dahinter und vergleichen mit Konkurrenzlösungen wie Otter.ai oder Zoom AI Companion.
Was ist Gemini und wie funktioniert es in Google Meet?
Seit der Ankündigung auf der Google I/O 2024 hat sich die KI-Initiative „Gemini“ als zentrales Fundament vieler Google-Produkte etabliert. Gemini ist Googles multimodales Large Language Model (LLM), das text-, sprach- und bildbasierte Ein- und Ausgaben verarbeiten kann. Im Dezember 2025 kündigte Google die vollständige Integration von Gemini in Google Workspace an – und damit auch in das Videokonferenz-Tool Google Meet.
Die neue Funktion „Take Notes for Me“, die zunächst für zahlende Workspace-Kunden in englischer Sprache verfügbar war und seit Mitte 2025 schrittweise auch auf Deutsch ausgerollt wird, erlaubt es Nutzerinnen und Nutzern, während eines Meetings automatisch Notizen erstellen zu lassen. Dabei greift Gemini auf Echtzeit-Audioanalyse, Sprechererkennung und semantische Zusammenfassungsmodelle zurück. Am Ende entsteht ein strukturiertes Protokoll mit Bullet Points, Aktionspunkten und Zeitstempeln.
Google bewirbt die Funktion als ein Werkzeug zur Produktivitätssteigerung – insbesondere für hybride Teams und internationale Unternehmen. Aber hält die Praxis, was das Product-Marketing verspricht?
Praxischeck: Wie gut sind die KI-Notizen wirklich?
In einem zweiwöchigen Testzeitraum haben wir die Gemini-Notizfunktion in zehn realen Teammeetings unterschiedlicher Länge und Komplexität eingesetzt. Die Meetings umfassten klassische Weekly-Updates, Strategie-Workshops und externe Calls mit Kundinnen und Kunden.
Die wichtigsten Beobachtungen auf einen Blick:
- Sprache und Kontext: Gemini erkennt sehr zuverlässig, wer spricht und kann auch bei undeutlicher Sprache oder Dialekt meist korrekte Zusammenfassungen erstellen. Fachbegriffe aus IT und Projektmanagement wurden korrekt verwendet.
- Strukturierung: Die automatische Gliederung in Themenblöcke funktioniert gut und orientiert sich an natürlichen Gesprächsübergängen. Wichtige Diskussionen wurden separat mit Zeitstempel dokumentiert.
- Aktionspunkte: Gemini markiert automatisch Aufgaben und Zuständigkeiten – z. B. „Nina erstellt Präsentation bis Freitag“ – insgesamt ca. 80 % korrekt. In 2 von 10 Meetings wurden Aufgaben jedoch falschen Namen zugeordnet, wenn mehrere Sprecher gleichzeitig sprachen.
Die KI-Notizen waren in allen Fällen eine brauchbare Grundlage zur Nachbereitung – insbesondere gegenüber gar keinem oder manuell geschriebenem Protokoll. Allerdings war meist eine leichte Nachbearbeitung nötig, vor allem bei sensiblen Themen oder juristisch relevanten Aussagen.
Wie zuverlässig ist Gemini verglichen mit anderen Tools?
Google steht mit dieser Funktion nicht allein da. KI-basierte Meeting-Zusammenfassungen haben sich in den letzten zwei Jahren als neues Feature in vielen Collaboration-Plattformen etabliert. Zu den stärksten Wettbewerbern zählen aktuell:
- Otter.ai: Besonders etabliert im US-Bildungs- und Businessbereich. Bietet Echtzeit-Transkription, Sprecherzuordnung und Meeting-Zusammenfassungen mit cloudbasiertem Zugriff.
- Zoom AI Companion: Integriert in Zoom Pro-Accounts. Die Zusammenfassungen sind eingebunden in Zooms Collaboration-Suite und bieten positive Nutzerbewertungen im Bereich Aufgabenextraktion.
- Microsoft Copilot für Teams: Erschien im Sommer 2025, tief integriert in Outlook, OneDrive und Teams. Starke semantische Erfassung, jedoch teils unübersichtliche Protokollstruktur.
In einem direkten Vergleich überzeugte Gemini besonders durch die nahtlose Integration in die Google-Umgebung (Gmail, Calendar, Docs). Die semantische Komplexität war mit Otter.ai vergleichbar, jedoch schnitt Zooms Lösung besser bei emotionalem Kontext ab – etwa bei Konflikten oder „Stimmungen“ im Gespräch.
Laut einer aktuellen Studie von Gartner aus dem 3. Quartal 2025 planen 68 % der Unternehmen mit über 500 Mitarbeitenden, bis 2026 KI-basierte Protokollierungs-Tools fest zu integrieren. Der Markt für „AI Meeting Assistants“ verzeichnet laut Grand View Research (2025) ein jährliches Wachstum von 24,7 % CAGR bis 2030.
Vorteile und Schattenseiten automatisierter Meeting-Notizen
Gemini verschlankt den Informationsfluss und unterstützt vor allem große, verteilte Teams. Dennoch gibt es auch kritische Aspekte:
- Datenschutz: Auch wenn Google Transparenz über die Verarbeitung bietet und versichert, keine Model-Trainings mit Kundendaten durchzuführen, bleiben Vorbehalte – insbesondere bei sensiblen Inhalten.
- Fehlinformation: Automatische Zusammenfassungen laufen Gefahr, ironische Bemerkungen oder Zwischentöne zu übersehen – mit potenziellen rechtlichen oder kommunikativen Folgen.
- Autonomieverlust: Teams könnten KI-Notizen als Ersatz für aktives Zuhören und Verantwortung begreifen – eine neue Art digitaler Abhängigkeit droht.
Diese Risiken gilt es insbesondere in regulierten Branchen (z. B. Healthcare, Finance) kritisch zu bewerten. Einige Unternehmen kombinieren deswegen KI-Notizen vorsorglich mit manuellen Reviews before distribution.
Best Practices für den Einsatz von Gemini in Meetings
Um das Potenzial der neuen KI-Funktion optimal zu nutzen, sollten Verantwortliche und Teamleitungen folgende Empfehlungen berücksichtigen:
- Vorab kommunizieren: Informieren Sie Meetingteilnehmer transparent über den Einsatz von KI und holen Sie ggf. Einverständniserklärungen ein.
- Nachbearbeitung einplanen: Auch wenn Gemini viel Arbeit abnimmt: Lassen Sie Zusammenfassungen von einer Person gegenlesen, bevor sie offiziell verteilt werden.
- Schulungen anbieten: Führen Sie kurze Trainings zu Gemini-Features durch, inkl. Datenschutzinfos, um Akzeptanz und korrektes Handling im Team zu fördern.
Wie geht es weiter mit KI und Arbeitsorganisation?
Die Verbindung von Large Language Models und Videokonferenz-Tools ist zweifellos mehr als ein flüchtiger Trend. Mit der Weiterentwicklung von Gemini, Claude, Mistral und Co. werden wir 2026 weitere Automatisierungsschritte erleben: Meetingzusammenfassungen, Follow-up-Mails, automatische To-do-Generierungen und Kontextübertragungen zwischen Projektphasen.
Google plant laut eigener Roadmap für die erste Jahreshälfte 2026 eine weiterführende Gemini-Funktion namens „Meeting Memory“, bei der vergangene Besprechungen sinnvoll kontextualisiert und vernetzt archiviert werden können. Microsoft und Apple arbeiten an ähnlichen Technologien.
Der Ausgangspunkt aller Automatisierung bleibt jedoch derselbe: Menschen sollen Zeit zurückgewinnen – und sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Doch dabei darf die Fähigkeit zum echten Dialog, zur Skepsis und zum kritischen Denken nicht verloren gehen.
Nutzen Sie bereits KI-Notiztools in Ihrem Team? Welche Erfahrungen haben Sie gemacht – und welche Funktionen wünschen Sie sich zukünftig? Diskutieren Sie mit uns auf unserer Plattform oder schreiben Sie uns eine E-Mail an redaktion@techmagazin.de!
