Die digitale Nachweisabfrage verändert die Art und Weise, wie Bürgerinnen und Bürger mit Behörden kommunizieren – effizienter, schneller, aber unter zunehmender Beobachtung. Während Verwaltungen von automatisierten Prozessen profitieren, stellt sich die Frage: Bleibt der Datenschutz dabei auf der Strecke? Dieser Beitrag beleuchtet das technologische Potenzial und die Herausforderungen einer digital vernetzten Verwaltung.
Einführung: Verwaltung im Wandel
Im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung tritt ein neues Instrument zunehmend in den Vordergrund: die digitale Nachweisabfrage. Sie ermöglicht es Behörden, Informationen wie Einkommensnachweise, Meldebescheinigungen oder Ausbildungsdaten direkt bei anderen öffentlichen Stellen digital einzuholen – ohne dass Bürgerinnen und Bürger Dokumente aktiv vorlegen müssen. Dieses Verfahren entspringt der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG), das bis 2022 zur Digitalisierung von Verwaltungsleistungen in Deutschland führen sollte, inzwischen jedoch auf mehr als 500 Leistungen bis 2025 verlängert wurde.
Ein zentrales Element bildet dabei das Once-Only-Prinzip, nach dem Bürger Daten der Verwaltung nur einmal übermitteln müssen, nicht mehrfach. Im Jahr 2022 startete im Rahmen des EDV-Projekts „Digitaler Personalausweis“ ein Pilot zur automatisierten Nachweisabfrage zwischen Agentur für Arbeit, Rentenversicherung und Finanzämtern. Seitdem hat sich das Feld stetig erweitert – mit weitreichenden Folgen für den Datenschutz.
Vorteile für Verwaltung und Bürger
Die Potenziale der digitalen Nachweisabfrage sind enorm. Verwaltungen gewinnen an Effizienz, automatisierte Datenabfragen reduzieren Medienbrüche, vermeiden Übertragungsfehler und sparen Personalressourcen. Gleichzeitig profitieren Bürgerinnen und Bürger durch kürzere Bearbeitungszeiten, weniger Formularaufwand und sinkende Behördenkontakte.
Laut einer von Bitkom im Mai 2024 veröffentlichten Studie wünschen sich über 76 % der Deutschen, Verwaltungsdienstleistungen vollständig digital abwickeln zu können. Zudem geben 82 % an, bereit zu sein, staatlichen Stellen temporär Zugriff auf bestimmte personenbezogene Daten zu gewähren, wenn dies die Antragstellung vereinfacht (Quelle: Bitkom e.V., „eGovernment Monitor 2024“).
Im Kontext der Sozialleistungen bedeutet das beispielsweise, dass ein Rentenantrag künftig in Echtzeit über elektronische Schnittstellen mit relevanten Nachweisen ergänzt werden kann. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Zahlungsunterbrechungen oder Rückfragen, die bisher durch fehlerhafte oder fehlende Unterlagen notwendig wurden.
Technologische Grundlagen der Nachweisabfrage
Technisch basiert die digitale Nachweisabfrage auf standardisierten Schnittstellen (z. B. XÖV – XML in der öffentlichen Verwaltung) sowie sicheren Datenübertragungsprotokollen. Eine zentrale Koordinationsrolle spielt das Föderale Informationsmanagement (FIM), das einheitliche Datenmodelle und Metadaten für Verwaltungsdaten bereitstellt. Datenfreigaben erfolgen – je nach Szenario – über Einwilligungsprozesse der Antragsteller oder automatisiert im Rahmen gesetzlich gestatteter Datenübermittlungen (z. B. nach SGB I, X oder Steuerrecht).
Die Abfrage erfolgt dabei nicht über zentrale Speicherung, sondern oft als Peer-to-Peer-Übertragung mit temporärer Datenverfügbarkeit. Grundsätzlich gilt: Es darf nur genau das übermittelt werden, was für den Verwaltungsakt notwendig ist. Doch genau hier liegen datenschutzrechtliche Fallstricke.
Datenschutzbedenken: Risiken und Kritikpunkte
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch mehr Freiheit – im Gegenteil: Je mehr Daten automatisiert zwischen Behörden übertragen werden, desto präziser können Personenprofile entstehen. Datenschützer warnen daher vor unkontrollierten Datenflüssen und unklar definierten Zweckbindungen bei Nachweisabfragen.
Dr. Sarah Schulze, Juristin beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), betont im Gespräch: „Die Zweckbindung digitaler Nachweisabfragen muss glasklar definiert sein – und für jede Abfrage eine gerichtsfeste Dokumentation erfolgen.“
Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat 2023 in einem Positionspapier festgehalten, dass alle Nachweisabfragen einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO unterzogen werden müssen, sofern sie systematisch, automatisiert oder risikobehaftet erfolgen. Besonders kritisch sehen Experten dabei Scoring-Verfahren oder Profilbildungen aus kombinierten Nachweisdaten – etwa bei Bonitätsbewertungen oder automatisierten Sozialleistungsminderungen.
Ein weiteres Problem: Mangels transparenter Log-Systeme können Bürger derzeit oft nicht nachvollziehen, wer wann welche Daten über sie abgefragt hat. Digitale Souveränität sieht anders aus.
Gesetzliche Grundlagen und regulatorische Anforderungen
Die juristische Grundlage für Nachweisabfragen bildet das OZG sowie bereichsspezifische Übermittlungsregelungen, beispielsweise im Sozialgesetzbuch, dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Artikel 6 und Artikel 9 DSGVO legen dabei enge Rahmen für die Verarbeitung personenbezogener (insbesondere sensibler) Daten fest.
Eine Herausforderung besteht dabei in der föderalen Struktur Deutschlands. Datenschutzaufsicht ist Ländersache, was zu Uneinheitlichkeit bei der Bewertung von Datenverarbeitungen führt. Mehrere Datenschutzbehörden fordern daher ein bundeseinheitliches Register digitaler Datenabfragen mit Protokollierungs- und Informationspflichten – analog zum Konzept des „Logbuchs“ für digitale Verwaltungstransaktionen.
Laut Bundesbeauftragtem für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) ist dies auch nötig, um den Grundsatz der informationellen Selbstbestimmung zu wahren – ein zentraler Pfeiler des deutschen Datenschutzrechts seit dem berühmten Volkszählungsurteil von 1983.
Best Practices für datenschutzkonforme Nachweisabfragen
Damit Technik-Vertrauen schafft, sind klare Regeln, Transparenz und Mindeststandards nötig. Verschiedene Pilotprojekte haben bereits gezeigt, wie datenschutzfreundliche Nachweisabfragen gelingen können – etwa durch Pseudonymisierung, selektive Datenfreigabe oder nutzerkontrollierte Datenfreigabe über Dienste wie „Mein Unternehmenskonto“ oder „Mein ELSTER“.
- Technologietransparenz: Behörden sollten verständlich dokumentieren, welche Systeme wie miteinander kommunizieren und zu welchem Zweck. Dashboards oder Transparenzprotokolle können helfen.
- Opt-in statt Opt-out: Wo möglich, sollten Nutzer aktiv einwilligen und informiert werden. Das stärkt Datenschutzbewusstsein und Akzeptanz.
- Minimalprinzip durchsetzen: Technische Systeme müssen so gebaut sein, dass nur unbedingt erforderliche Daten übergeben werden – und keine Vollabfragen erfolgen.
Ein Vorzeigeprojekt bildet die „Digitale Rentenübersicht“, bei der Daten dezentral gespeichert, selektiv abgefragt und die Abfragen vom Benutzer nachvollziehbar protokolliert werden.
Ausblick: Chancen nutzen, Risiken minimieren
Die digitale Nachweisabfrage wird sich in den kommenden Jahren weiter etablieren – allein schon wegen des Staatsziels der effizienten Verwaltungsmodernisierung. Die Herausforderung liegt darin, den Mehrwert für die Verwaltung mit den Grundrechten der Bevölkerung in Einklang zu bringen. Hier sind transparente Technologien, verständliche Prozesse und verbindliche Leitlinien gefordert.
Eine Studie von Capgemini und dem National eGovernment Competence Center (NEGZ) kommt 2024 zu dem Schluss, dass erfolgreiche Digitalprojekte zu 65 % von Vertrauen der Bevölkerung in Datenschutzkonzepte abhängen – nicht nur von technischer Machbarkeit.
Der Schlüssel liegt also in einem fairen, nachvollziehbaren und partizipativen Umgang mit digitalen Verwaltungsdaten. Wenn es gelingt, datengetriebene Effizienz mit digitaler Mündigkeit zu verbinden, kann die Nachweisabfrage zu einem zentralen Baustein moderner Verwaltung werden.
Diskutieren Sie mit: Wie stehen Sie zur digitalen Nachweisabfrage? Welche Erfahrungen haben Sie mit digitalen Behördendiensten gemacht? Schreiben Sie uns in den Kommentaren oder teilen Sie Ihre Gedanken auf Social Media mit dem Hashtag #NachweisDigital.
